Service des archives médicales

Le Service des archives médicales, l’archiviste médicale et le dossier médical (l’archive) sont indissociables, mais se différencient comme sujet, objet et fonction.

Le Service des archives médicales est un service essentiel pour réaliser le mandat du CSI. Il ne s’agit pas uniquement d’un local d’archivage depuis sont ouverture en 1987, mais d’un service animé d’un personnel ayant le rôle d’établir et de faire respecter des politiques et procédures visant à assurer le support médico-socio-administratif relatif aux interventions auprès des usagers.

Le personnel est qualifié et formé pour fournir des services de qualité. Il relève du Coordonnateur des services professionnels, et se compose de deux postes permanents et de deux postes occasionnels (agentes administratives et archivistes médicales). L’archiviste médicale chef d’équipe est la spécialiste pour la gestion du dossier médical au CSI, et fournit en ce sens des recommandations aux autres services ayant à gérer une partie du dossier médical.

Le dossier médical (l’archive) étant la mémoire des intervenants, son contenu et sa disponibilité impliquent une approche qui garantit un suivi adéquat de l’usager. Notre dossier médical au CSI est à numéro unique mais à parties décentralisées : archives (hospitalisation), CLSC, services sociaux et PLA ( « patient lost autonony » ).

Qualifiés trop souvent de « paperasserie », le dossier n’en reflète pas moins le respect accordé à sa clientèle. Enfin, sa nouvelle forme (dossier clinique informatisé), à mettre en place au CSI, attirera non seulement des adeptes de l’électronique mais intéressera sûrement les principaux concernés : les intervenants des soins et services aux usagers. L’archiviste médicale, elle, entretiendra sa conviction, celle que le dossier médical est un outil indispensable, quel qu’en soit sa forme : un tout plus grand que la somme de ses parties.

Dolorès Fortin
Archiviste médicale chef d’équipe
Le 9 novembre 2011